Л.В.Санкина,доцент кафедры документоведения РГГУ, к.и.н.
Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностных инструкциях закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования организации (учреждения, фирмы) к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация.
Рассмотрим примерную должностную инструкцию секретаря-референта, работающего в небольшой (средней) фирме, где нет специальной службы делопроизводства. Отсутствие таковой предполагает централизацию ее функций в рамках деятельности секретаря-референта: получение и обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения документов, отправка исходящих документов, тиражирование, разработка системы классификации, хранение дел и др. Сотрудники подготавливают тексты документов, а перепечатывает их, как правило, секретарь.
В обязанности секретаря-референта входит также информационное и документационное обеспечение работников фирмы. Кроме того, секретарь-референт фирмы выполняет весь комплекс работ по обслуживанию ее руководителя (телефонные переговоры, регулирование потока посетителей, организация и документирование совещаний, выполнение поручений и др.).
Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документы, позволяющие руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностные инструкции, разрабатываемые в рамках одной организации, должны быть согласованы между собой. Они взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за управленческими работниками разных категорий всех видов работ, выполняемых в процессе функционирования аппарата управления.
Оформление и структура текста примерной должностной инструкции должны соответствовать требованиям Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая является основным нормативом, регламентирующим подобные документы.
Содержание обязанностей секретаря-референта определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах.
Квалификационные требования включают в себя два основных направления - образование (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для закрепления требований к квалификации может служить Квалификационный справочник, разработанный Институтом труда и утвержденный Минтрудом России. Однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию, исходя из своей политики работы с персоналом.
Ниже приведен текст примерной должностной инструкции, отдельные пункты которой имеют несколько вариантов, что позволяет использовать наиболее оптимальные из них.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт фирмы (организации) относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно ее руководителю (заместителю).
1.2. На должность секретаря принимается лицо со средним образованием, подготовкой по специальной программе и опытом практической работы не менее одного года.
Требования к квалификации могут быть и более высокими, и более низкими, что определяется самой организацией и зависит от уровня сложности выполняемой секретарем-референтом работы, оплаты труда и др. Например: "Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы" или "Высшее образование и практический опыт работы".
1.3. Секретарь-референт принимается и освобождается от должности приказом директора.
1.4. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется распорядительными документами организации, правилами внутреннего трудового распорядка, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, разработки Росархива, регламентирующие хранение документов и сдачу их в архив и др.), инструкцией по делопроизводству организации, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
Этот пункт может быть расширен за счет включения следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов руководящих органов или должностных лиц, нормативных документов вышестоящих органов управления, правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, противопожарной защиты и др.
1.5. Секретарь-референт должен знать: организационную структуру и направления деятельности фирмы, фамилии руководителей и распределение обязанностей между ними, фамилии сотрудников и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в отделе, нормы служебного этикета.
В этот пункт могут быть внесены и другие требования. Например, в дожностную инструкцию секретаря-референта ЗАО "Эликсин" включены такие требования, как знание правил орфографии и пунктуации, порядка расположения материала при печатании различных документов.
1.6. Секретарь-референт должен уметь: работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EХCEL; печатать на пишущей машинке (со скоростью, например, не менее 150 знаков в минуту), стенографировать (со скоростью 85-90 слов в минуту), принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры.
В этом пункте могут быть перечислены и другие средства оргтехники: диктофоны, магнитофоны, приемно-переговорные устройства.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря-референта является документационное обеспечение деятельности фирмы (выполнение работ по делопроизводству), для выполнения которой секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает в почтовом отделении документы, поступившие в адрес фирмы, доставляет их на фирму и проводит их первичную обработку (проверяет правильность адресования, целостность конвертов и упаковки, вскрывает конверты, проверяет комплектность вложений и проставляет на документах отметку о поступлении).
2.2. Сортирует входящие документы на регистрируемые и нерегистрируемые, передает документы, не требующие регистрации, непосредственно специалистам фирмы.
2.3. Регистрирует поступившие документы.
В этом пункте необходимо указать формы регистрации.
Например, в должностной инструкции секретаря-референта ЗАО "Эликсин" записано, что он "регистрирует входящие документы в журнале входящих документов", а в должностной инструкции секретаря ОАО "Русский проект" - "вносит данные о поступивших документах в базу данных".
2.4. Своевременно передает поступившие документы на рассмотрение руководителя (заместителя руководителя) фирмы.
Готовит поступившие документы для доклада руководителю.
2.5. В течение дня выполняет машинописные работы (набирает на компьютере тексты служебных документов), сверяет и распечатывает их.
Например, в должностной инструкции секретаря-референта ЗАО "Эликсин" записано, что он "стенографирует, расшифровывает, печатает и оформляет распоряжения руководителя".
2.6. По поручению руководителя (руководителя и специалистов) выполняет копировальные работы.
2.7. Ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов. Информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.
2.8. По поручению сотрудников фирмы принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.9. Ежедневно контролирует своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками фирмы, раскладывает их в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи.
2.10. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя фирмы и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
Например, в должностной инструкции секретаря-референта ЗАО "Эликсин" в числе функций предусмотрено "фиксирование информации, поступившей по телефону, передача и прием телефонограмм, регистрация их по установленной форме".
2.11. Обеспечивает сохранность документов.
2.12. Ведет учет объема документов фирмы, ежеквартально готовит для руководства сводку о количестве документов.
2.13. По указанию руководителя фирмы осуществляет подготовку совещаний, оформляет и обеспечивает хранение протоколов.
Если в фирме проводятся заседания нескольких видов, необходимо перечислить те из них, протоколирование которых входит в обязанности секретаря-референта. Если по роду деятельности организации возникает необходимость делать выписки из протоколов, должно быть отмечено, кому и в какие сроки секретарь-референт их предоставляет.
2.14. Выполняет указания и поручения руководителя фирмы по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению партнеров (командированных).
2.15. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи, установленных в приемной и кабинете руководителя.
2.16. Обеспечивает руководителя и сотрудников справочниками, бланками, бумагой и канцелярскими принадлежностями. Организует их хранение, учет и рациональное использование.
2.17. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
Например, в должностной инструкции секретаря ЗАО "Эликсин" предусмотрено, что он "сопровождает посетителей в здании".
2.18. Выполняет работы по подготовке дел фирмы к сдаче в архив, проводит их предархивную обработку, составляет описи и акты на уничтожение документов.
Если сдача документов в архив осуществляется ежегодно, необходимо в этом пункте указать сроки, например: "ежегодно, не позднее четвертого квартала...". Если архив самостоятельно ведет обработку документов, то этот пункт может быть сформулирован следующим образом: "Передает документы структурного подразделения по графику сдачи документов в архив".
3. Обязанности
Секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Обращаться в компетентные организации за консультациями по вопросам подготовки документов, организации их хранения и ведения делопроизводства.
4.2. Вносить руководству предложения по совершенствованию работы с документами.
4.3. Требовать от сотрудников соблюдения сроков исполнения документов, правил их оформления, возврата документов после окончания работы.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет административную ответственность за:
5.1. Качественное и своевременное выполнение своих обязанностей.
5.2. Разглашение служебной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав и нарушение служебной субординации.
5.4. Нарушение правил трудового внутреннего распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5. Сохранность документов фирмы.
6. Взаимосвязи
Секретарь-референт взаимодействует:
6.1. Со всеми сотрудниками фирмы по вопросам документационного обеспечения управления, ведения делопроизводства.
6.2. С хозяйственным отделом по вопросам снабжения канцелярскими принадлежностями. Если такого отдела нет, секретарь-референт может выполнять эту функцию самостоятельно. В этом случае она должна быть включена в разд.
6.3. С бюро пропусков по вопросам оформления пропусков сотрудникам и посетителям фирмы.
6.4. С организацией, осуществляющей профилактику и ремонт оборудования, по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, ее программного обеспечения. Если секретарь-референт взаимодействует с другими структурными подразделениями, необходимо их перечислить и указать характер взаимодействия. Контакты и взаимодействия секретаря-референта определяются структурой организации.
7. Порядок пересмотра инструкции
7.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.
7.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем (если другим должностным лицом, то указать его).
Статья опубликована в журнале Справочник кадровика