Яна Станиславовна Дубейковская
Должностная инструкция - документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений. Все просто и очевидно, но по каким-то причинам именно вокруг этого документа на предприятии разгораются самые жаркие споры, а внедрение должностной инструкции часто вводит фирму в состояние партизанской войны.
Что же это за причины?
Плюсы должностной инструкции
Игра по правилам
Должностная инструкция - один из ключевых документов, устанавливающих на предприятии правила игры, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. В том случае, если должностные инструкции составлены правильно, зафиксированные в них обязанности полностью покрывают все функции и задачи, необходимые для оптимальной работы предприятия. Проще решаются проблемы контроля за деятельностью, повышается исполнительская дисциплина, так как каждый начальник знает, что он может спросить с подчиненных. Из жизни предприятия исчезают необоснованные выговоры, самодурство руководителей и сотрудники, профессионально изображающие перегруженность работой. Ложные ожидания, иллюзорные надежды обеих сторон заменяются тем, что написано пером. Со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Соблюдение трудового законодательства
В какой-то момент перед каждым руководителем, проделавшим путь от маленькой фирмы к средней, от команды друзей-родственников к профессионалам, встает вопрос об отношении к трудовому законодательству. КЗОТ неисчерпаем, как Библия, его можно ежедневно читать с любой страницы и удивляться, его можно использовать в качестве гадательной книги (и не только менеджерам по персоналу). Единственное, что трудно (или невозможно) сделать - это полностью его соблюдать. Но, во-первых, закон нужно соблюдать в силу его статуса и для избежания разного рода неблагоприятных воздействий со стороны внешней среды. Во-вторых, в КЗОТе есть действительно здравые и необходимые вещи, которые помогают руководителям управлять, а персоналу чувствовать себя защищенным от возможного беспредела. Отношение к трудовому законодательству в фирме может быть разным, но если руководство собирается провести аттестацию сотрудников, заключить трудовые контракты, внедрить систему поощрений и наказаний или, наконец, сократить штат, то здесь без должностных инструкций не обойтись.
Должностная инструкция - синоним зрелости фирмы
Всякий документ имеет символическое значение. При приеме на работу наличие должностной инструкции означает для претендентов на должность солидность фирмы и позволяет привлечь на предприятие профессионалов. Ее отсутствие и замена четко прописанных обязанностей соображениями типа "выходите на работу, а там разберемся" отпугнет от фирмы самых перспективных кандидатов. Использование должностной инструкции в качестве основного аргумента при оценке деятельности сотрудников говорит о проработанности управленческих связей, стабильности предприятия и дальновидности руководства.
Проблемы, связанные с должностными инструкциями
Что в ней писать?
Перед разработчиком должностной инструкции всегда стоит проблема подробности. Например, нам необходимо зафиксировать, что секретарь-референт осуществляет телефонную связь. Насколько подробно это должно быть прописано? Необходимо найти промежуточный вариант между "отвечает на телефонные звонки" и "подносит руку к переговорной трубке телефонного аппарата, осуществляет хватательные движение, подносит трубку к уху…". Здесь необходимо руководствоваться здравым смыслом, стилем фирмы и задачами, которые выполняет должностная инструкция. К сожалению, практически бессмысленно пользоваться типовыми должностными инструкциями, потому что в сегодняшней ситуации России нет типовых фирм, типовых отношений, стандартизированных управленческих решений и типичных представителей профессии. Хорошая должностная инструкция - это всегда компромисс между нормативными требованиями и отражением специфики предприятия.
Что с ней делать?
Разработка должностной инструкции не является самодостаточным актом, если писалась она не для проверяющего "дяди" и не для повторения судьбы самиздатовских шедевров (убирания в стол).
Должностная инструкция - это инструмент, требующий соответствующих навыков использования и знания правил техники безопасности при обращении с ним. Людьми, умеющими пользоваться этим инструментом, могут быть руководители или менеджер по работе с персоналом, которые будут "вдыхать" жизнь в эту форму путем периодических обсуждений исполнения обязанностей с работниками и вносить изменения, связанные с развитием фирмы (в нынешних условиях, требующих постоянного развития, должностная инструкция частично устаревает примерно через три месяца после разработки). Особого внимания и мастерства требует внедрение должностной инструкции: директивное введение документа приводит к саботажу исполнения, а бесконечное обсуждение всех мелочей с исполнителем делает эту процедуру незавершенной. Должностная инструкция - живой организм, так же как и все, что касается персонала, и требует соответствующего отношения и использования.
Почему она не работает?
Если найдена оптимальная степень подробности инструкции, продумано внедрение, подписи, введены ежемесячные встречи по обсуждению исполнения должностных обязанностей, а реальной отдачи от внедрения должностной инструкции нет, это может объясняться несколькими причинами. Эта акция может идти в разрез со сложившейся корпоративностью, например, если политика в области персонала строится на стимулировании командного духа или поддержании семейного типа отношений - внедрение должностной инструкции может спровоцировать скрытую конфронтацию между руководителями и подчиненными. Отсутствие ожидаемого эффекта может объясняться и тем, что у руководства исчерпан кредит доверия и внедрение должностной инструкции воспринимается как еще одна "компания", обреченная на провал, как и все остальное.
Должностная инструкция - системный документ предприятия, а поэтому проблемы, возникающие при ее создании и внедрения в концентрированном виде выражают проблемы фирмы с точки зрения управления персоналом. В инструкции сталкиваются индивидуальные и корпоративные интересы, и оттого, насколько оптимален найденный компромисс, зависит не только хорошее психологическое состояние всех сотрудников, но и работа фирмы в целом.
Статья опубликована на сайте "Кадровый банк Екатеринбурга"