Новые технологии проектирования должностных инструкций. Кондратьев В., Стародуб., Лунев Ю. В.Кондратьев, В.Стародуб, Ю.Лунёв. Схема 1. Пирамида организационного программирования Схема 2. Типовая структура должностной инструкции Статья опубликована на сайте БИГ

Построение организационной структуры увязывается со всеми основными компонентами менеджмента.

На имеющей широкое хождение среди специалистов схеме 1 подчеркивается сильная связь стратегии и структуры (структура «обслуживает» стратегию).

Не менее сильной является связь между организационной структурой и задачами управления персоналом.

Задачи управления персоналом можно свести к двум: как сформировать кадровый потенциал предприятия и как сделать труд этих «кадров» производительным. Причины неудовлетворенности руководителей работой своих подчиненных лежат в неадекватном решении одной из этих задач. Прежде чем менять сотрудников надо задать себе достаточно простой вопрос: «А знают ли они точно, что от них хотят?».

Знают ли «они», что им надо делать?

В современных компаниях, четко задаются не только функциональные обязанности сотрудников, но и цели деятельности, критерии их оценки, а также ценности корпоративной культуры (например, в форме корпоративного кодекса, включающего сформулированную миссию, направления развития, стратегии, а также нормы и правила поведения сотрудников, поощряемые компанией). Но о культуре отдельно, остановимся пока только на, так называемом, «производственном поведении».

В традиционном подходе к описанию организации через существующие должностные инструкции предпринимается попытка выявления функций «целого» через функции «частей». Поэтому созданные таким образом документы всегда во многом расходятся с действительностью и реальные требования руководителей к деятельности своих сотрудников остаются не формализованными.

Новый подход, который лег в основу регулярного менеджмента, требует в качестве первого шага по его постановке построения «организационно-функциональной модели» компании в целом.

При моделировании сначала описываются стратегии, цели и функции компании, а затем они распределяются по исполнительным звеньям вплоть до конкретных сотрудников. Это и есть первый шаг в постановке современного управления персоналом, получивший название «организационного программирования» (См. Схему 1).

Главная цель организационного программирования - довести функции поддерживаемые в компании до конкретного человека. Чтобы на вопрос - "Кто это делает?" не следовал ответ - "Мы", а звучал бы ответ - "Я". Наличие точных и реальных регламентов деятельности решает еще одну актуальную задачу – компания перестает быть «заложником конкретных сотрудников», созданные регламенты позволят достаточно просто подключать к деятельности компании новых специалистов.

Реинжиниринг должностных инструкций

Для многих российских предприятий должностная инструкция – это, практически, единственный сохранившийся организационно–распорядительный документ, определяющий задачи и ответственность сотрудника при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Полезно снова вдохнуть в него жизнь, так как, к сожалению, многие понятия и инструменты управления, среди которых и "должностная" превратились в пустые оболочки, смысл и содержание которых утрачен за периоды формального использования в период «развитого социализма» или полной управленческой неразберихи при смене формаций.

Начнем с того, что попытаемся вспомнить смысл, который первоначально вкладывался в отдельные разделы типовой структуры должностной инструкции (Схема 2), а у ее колыбели стояли такие патриархи управленческой науки начала века, как Тейлор и Файоль.

В 40-50-е годы была предложна концепция С. Фарма, обозначившая среди прочего 3 "первоосновы", с которыми взаимодействует работник по ходу своей деятельности - вещи, информация и люди. Важно описать степень и способы такого взаимодействия, т.к. это служит основой для дальнейшего анализа работы. А это уже прямой путь к концепции бизнес-реинжиниринга, которая связана с перестройкой и оптимизацией материальных и информационных потоков на основе современных компьютерных технологий.

В логичных вариантах должностной инструкции, можно выделить следующие разделы:

1. Точное наименование должности и место сотрудника в компании - в этом разделе устанавливается прямая и функциональная подчиненность сотрудника, замещение по должности во время отсутствия и т.д.2. Целевое назначение должности – основные задачи, для решения которых существует данная должность3. Функциональные обязанности - конкретные операции, возложенные на сотрудника и/или форма участия в их реализации

Например:Целевое назначение должности – Организация управление качеством в компании.Обязанности:
  • Распределение работ по разработке, внедрению и поддержанию системы качества;/
  • Определение ответственных за выполнение работ;
  • Анализ результатов по внедрению системы качества;
  • Информирование руководства о состоянии работ; о неисполнении отдельными подразделениями/ сотрудниками взятых на себя обязательств по их выполнению;
  • Методическое руководство созданием системы качества; и т.д.

4. Средства - рабочее место, технологическое и коммуникационное оборудование, средства передвижения, оргтехника и т.д., предоставляемые сотруднику для выполнения своих функциональных обязанностей

Этот немаловажный раздел,зачастую незаслуженно опускается нашими управленцами, результатом чего являются ситуации, когда закупается программа по автоматизации учета кадров, определяется первая задача - разработка штатного расписания, в соответствии с новейшими технологиями в области менеджмента назначается ответственный за ее решение, но "воз и ныне там", т.к. "ответственному" забыли купить компьютер. Кстати, подобное положением вещей обозначается в стандартах ISO 9000 как "некачественная производственная процедура".

5. Права – которые предоставляются сотруднику на доступ к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо) и Полномочия - особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений6. Ответственность – устанавливаемая необходимость отвечать за свои действия в рамках зафиксированных ранее обязанностей, прав и полномочий7. Регламенты - документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей текущей деятельности.

При выборе включаемых в должностную инструкцию разделов ее следует рассматривать в контексте всех организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность персонала компании. Например, в рассматриваемом примере формы должностной инструкции в нее не включены взаимоотношения и связи по должности и сопровождающий эти связи документооборот. Такие сведения, причем, с необходимой степенью точности, могут быть приведены в описании бизнес-процессов, а не перечисляться в должностной инструкции в отрыве от контекста. Наличие «Положений о подразделениях» делает избыточным указания в инструкции сотрудников, подчиненных по должности (снизу по иерархии) – для этого формально достаточно указать только непосредственного начальника и т.п.

Часто, в Инструкцию помещают требования к персоналу. Такие сведения, особенно, личностные требования, по сложившимся стандартам управления, включаются в специальные внутренние документы типа «Описание должности» (или «Описание рабочего места»), которые не показываются сотрудникам и служат руководством для кадровых служб при поиске и отборе персонала на вакантные должности. С другой стороны, в продвинутых компаниях, внедривших техники контроллинга, в должностные инструкции могут быть включены критерии оценки деятельности сотрудника, занимающего данную должность.

Итак, хотя канонической формой должностной инструкции нет, в ее составе можно выделить два основных блока – «Положение о функциональных обязанностях» (восходящее к Тейлору) и описание баланса обязанностей, прав и ответственности (вклад Файоля).

© 2003-2025 «Rabotka.ru — энциклопедия по трудоустройству»
При полной или частичной перепечатке материалов обязательна гиперссылка на страницу размещения материала.