1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:- законодательными актами РФ;- Уставом предприятия;- Положением о функциональных службах предприятия;- приказами (указаниями) руководства предприятия;- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;- настоящей должностной инструкцией.1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;- организации работы с документами, составления документации;- организации управленческого труда;- применение средств вычислительной и организационной техники;- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;- культуры труда и служебной этики;- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).3.7. Вести прием посетителей.3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:- оформление приказов по личному составу;- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;- оформление трудовых книжек;- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);- оформление командировочных документов;- оформление листов нетрудоспособности;- ведение табеля учета рабочего времени;- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.Генеральный директор________________ __________________________(подпись) (Фамилия, и.о.)Юрисконсульт________________ __________________________(подпись) (Фамилия, и.о.)"__"_________ 200_ г.