Должностная инструкция секретаря учебной части (диспетчер)
I. Общие положения
Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее
Секретарь учебной части должен знать:
4.1. Положения и инструкции по ведению делопроизводства.
4.2. Руководящий состав учреждения и его подразделений.
4.3. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.
4.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.6. Правила внутреннего распорядка.
4.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
На время отсутствия секретаря учебной части (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.
II. Должностные обязанности
Секретарь учебной части:
Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.
Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.
III. Права
Секретарь учебной части вправе:
Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.
По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.
Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя учреждения).
Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Секретарь учебной части несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.