Заведующий архивом относится к категории руководителей.
На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
Заведующий архивом должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
4.4. Структуру предприятия.
4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
4.7. Основы организации производства, труда и управления.
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.
В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
5.1. Положением об архиве предприятия.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.
II. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
Составляет установленную отчетность.
Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .
Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
III. Права
Заведующий архивом вправе:
Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
IV. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.